Tutka

TUTKAn pikaohje

Katso myös usein kysytyt kysymykset (UKK).

Mikä?

TUTKA on Jyväskylän yliopistossa kehitetty tutkimus- ja julkaisutietojärjestelmä, joka sijaitsee osoitteessa https://tutka.jyu.fi.

Mitä?

TUTKAan kirjataan kaikki ne esim. julkaisut, jotka on tehty Jyväskylän yliopistossa. Muiden työpaikkojen tai yliopistojen aikana tehtyä työtä ei kirjata TUTKAan. Jos julkaisu (tai muu tieto) voidaan lukea laitoksen eduksi, tulee se ehdottomasti kirjata TUTKAan.

Julkaisut kirjataan keskitetysti (Tutkija on vastuussa siitä, että kaikki hänen Jyväskylän yliopiston nimissä tehdyt julkaisunsa on ilmoitettu ajoissa Avoimen tiedon keskukseen). Muita, pääosin tutkijan itse kirjattavia tietoja ovat

Kaikissa TUTKAan kirjattavissa tiedoissa on määritelmänä se, että työn pitää olla yliopistolle tai yliopistolla työskennellessä tehtyä. TUTKAan kirjataan vain yliopistollinen/tieteellinen toiminta sekä sellainen julkaisutoiminta, joka perustuu suoraan tekijänsä akateemiseen asiantuntemukseen. Muuta julkaisutoiminta, esitelmiä, konsultointitehtäviä, tms. ei kirjata TUTKAan. Eli vain virkatyönä tehdyt kirjataan. TUTKAssa kirjatut tiedot merkitään aina jollekin laitokselle/laitoksille. Mikäli työtä ei voida katsoa minkään laitoksen "eduksi", ei sitä tule kirjata TUTKAan.

Kenen tietoja kirjataan?

TUTKAan kirjataan JY:n henkilökunnan julkaisuihin ja muuhun tieteelliseen toimintaan liittyviä tietoja, jotka liittyvät Jyväskylän yliopistossa tehtyyn tutkimukseen ja opetukseen. TUTKA-kirjausten ja viranomaisraportoinnin kannalta henkilökunnaksi lasketaan tietyin edellytyksin myös jatko-opiskelijat, dosentit ja emeritusprofessorit. Katso tarkemmat määritykset henkilökuntasivulla.

Tarkempi lista ja lisätietoa TUTKAan kirjattavista tiedoista löytyy ohjesivuston osasta osiot.

Mihin käytetään?

TUTKAn tietoja ilmoitetaan mm. Opetusministeriön KOTA-tietokantaan ja ne vaikuttavat yliopiston OPM:lta saamaan rahaan sekä sisäisessä rahanjaossa laitoksen saamaan rahaan. Viimeisin TUTKAn tietojen käyttökohde on opetus- ja tutkimushenkilöstön työstä suoriutumisen arvioinnin (YPJ) avuksi tehdyt raportit.

Kuka auttaa?

TUTKA-tuki (tutka-support@jyu.fi). Lisäksi laitoksilla on laitospääkäyttäjä, joka huolehtii käyttäjätunnuksien ja unohtuneiden salasanojen antamisesta.

TUTKAsta on tehty (tämä) ohjesivusto, johon on pyritty kirjoittamaan "kaikki mahdollinen".

Milloin?

Kun tieto syntyy (esim. julkaisu julkaistaan, esitys pidetään), kannattaa se kirjata saman tien TUTKAan.

Vuoden 2019 eräpäivät ovat:

Tieto Mihin mennessä tulee olla kirjattuna?
Julkaisut 1.1.2020
Julkaisujen hyväksyminen 1.2.2020
Vierailut ulkomaille 1.2.2020
Ulkomaiset vieraat 1.2.2020
Hankkeet 1.3.2020
Rahoituspäätökset ja apurahat 1.2.2020
Esitykset 1.3.2020
Lausunnot 1.3.2020
Tunnustukset 1.3.2020
Ohjaukset ja väitökset 1.2.2020
Muu tieteellinen toiminta 1.3.2020

Vanhempia tietoja suosittelemme kirjaamaan vasta maaliskuussa ruuhkan mentyä ohi. Toki niitä voi kirjata jo nyt, mikäli aikaisemmin tarvitsee ottaa vanhempia raportteja.

Käyttäjätunnus ja salasana

Käyttäjätunnuksen ja salasanan saa omalta laitospääkäyttäjältä.

Salasanan saa muutettua sisäänkirjautumisen jälkeen valinnalla henkilötiedot -> muokkaa. Kohdasta henkilötiedot -> omat tiedot näkee kaikki käyttäjästä (sinusta) TUTKAan kirjatut tiedot. Myöhemmin se on hyvä paikka tarkistaa, onko esim. yhteisjulkaisun vienyt jo joku toinen.

Tietojen kirjaamisesta

Tärkeimpänä ohjeena TUTKAan: mikäli esim. julkaisun toinen tekijä on yliopiston henkilökuntaa, tulee hänen nimensä lisätä julkaisulomakkeella listasta etsimällä. Käsin kirjoitetaan vain niiden tutkijoiden nimet, jotka eivät ole yliopiston henkilökuntaa. Jos toinen tutkija on toiselta laitokselta, tulee myös hänen laitoksensa merkitä lomakkeen alkupuolella julkaisun laitokseksi.

Mikäli toista tutkijaa ei löydy hänen laitoksensa listalta, tulee ottaa yhtyettä ko. laitoksen pääkäyttäjään ja pyytää häntä lisäämään henkilö laitoksen listalle.

Jos olet tehnyt julkaisun tai esitelmän yhteistyössä muiden kanssa ja olet viemässä sitä TUTKAan, tarkista ensin etteivät muut tekijät ole jo kirjanneet tietoa.

Navigointi

Jos "eksyy" TUTKAssa, yläreunassa olevaa TUTKA-logoa klikkaamalla pääsee aina etusivulle, josta voi valita oman laitoksen.

TUTKAn jokaisen sivun oikeassa alanurkassa on myös linkki palaute-lomakkeelle, joka lähettää postia järjestelmän pääkäyttäjälle.

Palautetta

Jos tulee ongelmia tai kysymyksiä, pääkäyttäjä TUTKA-tuki (tutka-support@jyu.fi) vastaa mielellään. TUTKAa kehitetään myös koko ajan eli jos vastaan tulee kohtia joihin toivoisit korjausta, laita palautetta.

Seuraava aihe / Next topic

TUTKAn ohjesivusto, TUTKA-tuki, tutka-support@jyu.fi
Sivun osoite https://tutka.jyu.fi/help/pikaohje
Päivitetty 07.11.2018