Tutka

Laitospääkäyttäjän tehtävät: Käyttäjähallinta

Kuva käyttäjähallintasivusta.

Laitospääkäyttäjä hallinnoi laitoksensa käyttäjiä.

Hän luo käyttäjätunnuksia (lisää käyttäjiä), yhdistää jo olemassa olevia tunnuksia omaan yksikköönsä, pystyy muokkaamaan käyttäjätietojen (esim. salasanoja) ja poistamaan käyttäjiä sekä yksiköstä että järjestelmästä.

Käyttäjähallintaan pääsee laitoksen etusivulta Yksikön tiedot -kohdasta löytyvän Käyttäjänhallinta-linkin avulla.

Käyttäjän lisääminen

Jotta käyttäjä voisi lisätä tai muokata esim. julkaisujaan, tulee hänen käyttäjätunnuksensa olla liitettynä johonkin laitokseen.

TUTKA-järjestelmässä on käyttäjähallinnan näkökulmasta kolmenlaisia käyttäjätunnuksia.

Tunnuksellisen käyttäjän lisääminen

Käyttäjä voi olla useamman laitoksen listoilla. Tästä syystä käyttäjää laitokseen lisätessä kannattaa ensin tarkistaa onko käyttäjällä jo tunnus Tutka-järjestelmässä.

Tunnuksellisia käyttäjiä voidaan hakea käyttäjähallinta-sivulta löytyvän 'Lisää tunnuksellinen käyttäjä yksikköön' -haun avulla. Kenttään kirjoitetaan haettavan henkilön etu- tai sukunimi (tai molemmat) ja painetaan etsi-painiketta. Haun tulokset listataan lomakkeen alle.

Jos käyttäjä on jo yksikössä, on hänen kohdallaan sarakkeessa 'lisää yksikköön' teksti 'Käyttäjä on jo yksikössä'.

Käyttäjän voi lisätä yksikköön jos hänen kohdalla on 'lisää yksikköön'- sarakkeessa ruksi. Kun lisättävät henkilöt on merkattu 'lisää yksikköön'- sarakkeeseen, painetaan 'lisää valitut' -painiketta.

Jos Käyttäjätunnus-sarakkeessa on painike 'lisää käyttäjätunnus', on käyttäjästä tietoja Tutkassa, mutta hänellä ei ole käyttäjätunnusta. Käyttäjätunnuksen lisääminen onnistuu kyseisen painikkeen avulla. Katso tarkemmin käyttäjätunnuksen lisäämisestä.

Kun olemassa olevan käyttäjän lisää yksikköön, hän säilyy myös muissa yksiköissä joihin hänet on mahdollisesti liitetty.

Käyttäjätietolomake

Kuva käyttäjätietojen muokkaus -lomakkeesta.

Uuden käyttäjän lisääminen sekä tietojen muokkaaminen tapahtuvat saman lomakkeen avulla.

Jos lisättävää henkilöä ei löytynyt tunnuksellisten käyttäjien joukosta, luodaan uusi käyttäjä 'Lisää uusi' -painikkeen avulla.

Uutta käyttäjää luotaessa pakollisia tietoja ovat

Näiden lisäksi voi vapaaehtoisena tietona kirjata sähköpostiosoitteen.

Henkilötietojen muokkaus tapahtuu henkilötietolomakkeella.

Käyttäjätunnus ei saa sisältää ääkkösiä eli ä- ja ö-kirjaimia. Käyttäjätunnusta ei voi myöhemmin vaihtaa.

Jos käyttäjätunnuksen kohdalla on jo käyttäjätunnus ja ollaan lisäämässä käyttäjätunnusta, otetaan käyttäjätunnus käyttöön klikkaamalla tallenna-painiketta.

Hyvä salasana sisältää sekä isoja että pieniä kirjaimia sekä numeroita. Salasana kysytään kahteen kertaan kirjoitusvirheiden välttämiseksi.

Laitospääkäyttäjä voi tehdä käyttäjästä oman laitoksensa pääkäyttäjän. Laitospääkäyttäjiä voi olla useampia.

Laitospääkäyttäjistä on TUTKAssa lista. Tätä listaa päivitetään käsin. Jos teet käyttäjästä laitoksen pääkäyttäjän tai otat häneltä pääkäyttäjyyden pois, otathan yhteyttä Tutka-kehittäjiin, jotta he voivat päivittää kyseistä listaa.

Uusi käyttäjä luodaan ja lisätään yksikköön tallenna-painikkeen avulla. Muutetut tiedot tallennetaan samalla tavalla.

Käyttäjän poistaminen

Käyttäjä voidaan poistaa kahdella tavalla. Käyttäjä voidaan poistaa joko yksiköstä tai koko järjestelmästä.

Käyttäjä poistaminen yksiköstä

Jos käyttäjä poistetaan yksiköstä, laitetaan käyttäjähallinnassa hänen kohdalleen sarakkeeseen 'poista yksiköstä' ruksi ja klikataan 'poista valitut' -painiketta.

Käyttäjän poistaminen yksiköstä ei poista häntä muista yksiköistä joihin hänet on mahdollisesti liitetty. Käyttäjästä Tutkaan kirjatut tiedot säilyvät samoina.

Käyttäjän poistaminen järjestelmästä

Jos käyttäjätunnus halutaan poistaa järjestelmästä, laitetaan käyttäjähallinnassa hänen kohdalleen sarakkeeseen 'poista myös tunnus' ruksi ja klikataan 'poista valitut'-painiketta.

Käyttäjän poistaminen järjestelmästä poistaa käyttäjätunnuksen, mutta ei käyttäjästä kirjattuja tietoja. Kun käyttäjätunnus poistetaan, poistetaan käyttäjä kaikkien laitosten listoilta. Henkilön tietoja voi siis vielä hakea, mutta hänestä ei voi kirjata tietoja eikä hän voi kirjautua järjestelmään.

Ellet ole aivan varma, että käyttäjä ei ole muiden laitosten listoilla eikä hän tarvitse käyttäjätunnusta, poista käyttäjä vain omasta yksiköstäsi.

Poistetun käyttäjätunnuksen voi lisätä 'lisää tunnuksellinen käyttäjä yksikköön'-toiminnon avulla.

Käyttäjän merkitseminen YPJ-esimieheksi (laitoksen johtajaksi)

Laitoksen johtaja saa näkyviin kaikkien laitoksensa henkilöiden YPJ-näkymät.

Laitosjohtajaksi tulee merkitä kaikki, joiden tulee nähdä muiden oman laitoksensa henkilöiden YPJ-näkymät. Jos käyttäjä ei ole laitosjohtaja, hän näkee vain oman YPJ-näkymänsä. Eli esim. laitospääkäyttäjä ei näe muiden YPJ-näkymiä.

Käyttäjä merkitään laitoksen johtajaksi seuraavasti: TUTKAssa kirjautumisen jälkeen laitospääkäyttäjä näkee laitoksensa sivulla käyttäjähallinta-linkin. Linkin takaa löytyy lista laitoksen käyttäjistä. Klikkaamalla käyttäjän nimeä pääsee esim. vaihtamaan käyttäjän salasanan. Samalla sivulla on kohta "Laitoksen johtaja". Tähän kohtaan tulee valita Kyllä. Merkintä tallennetaan klikkaamalla sivun lopusta löytyvää Tallenna-painiketta.

Laitospääkäyttäjä näkee kaikki laitoksensa YPJ-esimiehet laitoksen etusivulta yksikön tiedot -riviltä löytyvän linkin takaa.

Seuraava aihe / Next topic

TUTKAn ohjesivusto, TUTKA-tuki, tutka-support@jyu.fi
Sivun osoite https://tutka.jyu.fi/help/paakayttajalle/tehtavia/kayttajahallinta
Päivitetty 27.02.2013