Tutka

Osiot: Vierailut ulkomaille

KOTA-tietokantaan kerätään TUTKAsta opetus- ja tutkimusvierailut ulkomaille. SAP Travel-järjestelmästä siirretään TUTKAan 1.1.2005 jälkeen tehdyt matkat, joista on Travelissa hyväksytty matkalasku. Matkat siirretään pääsääntöisesti parin kuukauden viiveellä (=välillä millä ne siirretään kirjanpitoon, ei matkustusaikavälillä - näin voidaan varmistaa, että matka on tapahtunut). Kirjanpitosiirto matkoille tehdään, kun matkalasku on matkustajan toimesta tehty, matkasihteeri on sen asiatarkastanut ja hyväksyjä hyväksynyt.

Työmatkoja ei siis tarvitse kirjata TUTKAan käsin, jos matkasta tehdään lasku Traveliin.

Ne matkat, joista ei tule hyväksyttyä matkalaskua Traveliin, eivät siirry automaattisesti vaan ne kirjataan TUTKAan käsin. Myös Travelin U-tunnuksellisten matkat siirretään TUTKAan. Hyväksyttyjä matkapyyntöjä joista ei ole tehty matkalaskua EI siirretä TUTKAaan. Siirtyminen edellyttää matkalaskua, jonka tulee olla Travelissa kirjanpito-tilassa. Lisätietoa: https://uno.jyu.fi/fi/ohjeet-ja-palvelut/ohjekeskus/it-ohjeet/jarjestelmat/sap-travel-henkilostolle/sap-travel-matkalasku-matkapyynnon-pohjalta.

Huom. vaikka matka koostuisi useammasta tapahtumasta (matkan tarkoitus tai kohdepaikka maan sisällä vaihtelee), kirjataan matka vain yhtenä TUTKAan (kuten SAP Travelissa).

Kuva vierailu ulkomaille lomakkeesta

Kenen vierailut kirjataan TUTKAan?

TUTKAan kirjataan henkilökunnan tekemät vierailut ulkomaille. Emeritusten / emeritojen matkat kirjataan niille asetettujen ehtojen täyttyessä.

Tietojen syöttäminen

Vierailut ulkomaille syötetään lomakkeella, joka sisältää seuraavat kentät.

Laitos

Laitos-kentästä valitaan se laitos, jonka alaisuudessa matka tehdään. Laitoksia ei voi valita useampia.

Kenttä on pakollinen

Oppiaine / Osasto

Kun vierailu yhdistetään oppiaineeseen tai osastoon, voidaan Tutkassa raporttien avulla suorittaa oppiainekohtaisia tai osastokohtaisia hakuja.

Ctrl-painikkeen avulla voit valita useampia.

Jos listasta puuttuu oppiaine tai osasto, ota yhteyttä ko. laitoksen laitospääkäyttäjään.

Kenttä on pakollinen

Tutkimusyksikkö

Jos vierailu kuuluu jonkun tutkimusyksikön alle, valitaan tästä kyseinen tutkimusyksikkö. Tutkimusyksiköitä ei voi valita useampia.

Jos listasta puuttuu tutkimusyksikkö, ota yhteyttä Tutkan kehittäjiin.

Kenttä ei ole pakollinen

Matkan tarkoitus

Matkan tarkoitus valitaan annetuista vaihtoehdoista, jotka ovat

Matkan tarkoitus on erittäin oleellinen tieto vierailusta, sillä vain opetus- ja tutkimusvierailut lasketaan KOTAan. Muitakin tietoja toki käytetään, mutta KOTAan ilmoitettavien tietojen raamit tulevat opetusministeriöltä.

Jos matka koostuu useammasta tapahtumasta (matkan tarkoitus vaihtelee), tarkoitukseksi merkitään se, jota henkilö pitää tärkeimpänä.

Kenttä on pakollinen

Vierailuaika

Toinen erittäin oleellinen tieto on vierailuaika ja tarkemmin vierailun kesto, sillä KOTAan eritellään vierailuja keston mukaan. Kesto lasketaan Tutkassa automaattisesti annetuista vierailupäivistä.

Vierailuiden KOTA-raporteissa kuukausi on 30 päivää. Eli KOTA-raportin lyhyempiin matkoihin menevät vähintään 5 työpäivää (ennen 2010 14-29 päivää) kestäneet matkat ja pidempiin vähintään 30 päivää kestäneet vierailut.

Vierailusta annetaan kaksi päivämäärä: aloituspäivämäärä ja lopetuspäivämäärä. Jos vierailu on kestänyt vain yhden päivän, kirjataan molempiin kenttiin sama päivämäärä.

Molemmat kentät ovat pakollisia.

Kohdeorganisaatio tai tilaisuus

Jos menet vierailulle esim. toiseen yliopistoon, laita tähän yliopiston nimi.

Jos osallistut konferenssiin, kirjaa tähän tilaisuuden nimi.

Jos matkaan kuuluu useampi kohde, nämä voi erotella puolipistellä.

Kenttä ei ole pakollinen.

Kohdeorganisaation yksikkö

Jos vierailet jossakin organisaatiossa, voit merkitä tähän sen yksikön jossa organisaatiossa vierailit.

Kenttä ei ole pakollinen.

Paikkakunta

Paikkakunta-kenttään kirjataan paikkakunta, johon matka tehdään eli matkan maantieteellinen kohde. Ei esim. maan tai konferenssin nimeä. Jos matkaan kuuluu usemapi kohdepaikkakunta, nämä voi erotella puolipistellä.

Kenttä on pakollinen

Kohdemaa

Kohdemaa-valikosta valitaan maa, jossa on vierailtu. Jos yhteen matkaan liittyy käynti useammassa maassa, valitse matkan pääasiallinen kohdemaa.

Jos listasta puuttuu maa, ota yhteyttä Tutkan kehittäjiin.

Kenttä on pakollinen

Rahoitus

Kenttään voi kirjata vapaamuotoista tietoa rahoituksesta.

Kenttä ei ole pakollinen

Lisätietoja

Lisätietoja-kenttään voi kirjata haluamiaan lisätietoja vierailusta. Esimerkiksi konferenssin nimi tai matkan tarkempi tarkoitus.

Kenttä ei ole pakollinen.

Vierailija

Vierailija on aina Jyväskylän yliopiston henkilökuntaa tai Tutka tunnuksen omaava.

Jos vierailijalla ei ole Tutka-tunnusta ota yhteyttä laitospääkäyttäjään, niin hän luo uuden tunnuksen.

Vierailija lisätään valitsemalla ensin laitos, johon henkilö on liitetty (eli johon hän kuuluu). Sen jälkeen painetaan -> (näytä henkilöt) -painiketta ja valitaan päivittyneestä henkilölistasta vierailija.

Vierailija poistetaan nimen perässä olevan poista-painikkeen avulla.

Se, miltä laitokselta vierailija valitaan, ei vaikuta siihen, mille laitokselle koko vierailu kuuluu. Koko vierailun laitos valitaan lomakkeen alkupuolelta laitos-kentästä.

Kenttä on pakollinen

Tehtävät

Samat kuin julkaisuissa.

Seuraava aihe / Next topic

TUTKAn ohjesivusto, TUTKA-tuki, tutka-support@jyu.fi
Sivun osoite https://tutka.jyu.fi/help/osiot/vierailut
Päivitetty 30.10.2017