Tutka

Osiot: Ulkomaiset vieraat

Ulkomaisista vieraista KOTA-tietokantaan ilmoitetaan tietyn pituiset opetus- ja tutkimusvierailut. Myös muut vierailijat kirjataan TUTKAan.

Jos ulkomaisen vieraan yhtäjaksoinen työskentely (määräys) on yli vuoden, lasketaan hänet henkilökuntaan kuuluvaksi eikä enää vieraaksi. JY:ssä jatkotutkintoa suorittavia opiskelijoita ei lasketa ulkomaisiksi vieraiksi.

1.1.2007 alkaen myös ulkomaiset vieraat on siirretty SAP Travel-järjestelmästä. Eli 1.1.2007 jälkeen vierailleita ulkomaisia vieraita ei tarvitse enää kirjata TUTKAan, mikäli matkat on viety Traveliin.

Tutkijatohtorit (post doc) ovat vieraita, silloin kun he eivät ole yliopiston palkkalistoilla.

Kuva vierailijalomakkeesta

Tietojen syöttäminen

Ulkomaiset vieraat syötetään lomakkeella, joka sisältää seuraavat kentät.

Laitos

Laitos-listasta valitaan se laitos, jolle vierailija tulee.

Laitoksia ei voi valita useampia.

Kenttä on pakollinen

Oppiaine / osasto

Kun vierailija yhdistetään oppiaineeseen tai osastoon, voidaan Tutkassa raporttien avulla suorittaa oppiainekohtaisia tai osastokohtaisia hakuja.

Ctrl-painikkeen avulla voit valita useampia.

Jos listasta puuttuu oppiaine tai osasto, ota yhteyttä ko. laitoksen laitospääkäyttäjään.

Kenttä on pakollinen

Tutkimusyksikkö

Jos vierailija kuuluu jonkun tutkimusyksikön alle, valitaan tästä kyseinen tutkimusyksikkö. Tutkimusyksiköitä ei voi valita useampia.

Jos listasta puuttuu tutkimusyksikkö, ota yhteyttä Tutkan kehittäjiin.

Kenttä ei ole pakollinen

Matkan tarkoitus

Matkan tarkoitus -kenttä on tärkeä, sillä mm. tämän kentän mukaan valitaan ne, jotka lasketaan mukaan KOTAan.

Matkan tarkoitus voi olla

Vaikka ulkomaan vieraan vierailu koostuu useammasta tapahtumasta (matkan tarkoitus vaihtelee), kirjataan matka silti vain yhtenä TUTKAan. Matkan tarkoitukseksi merkitään se, jota henkilö pitää tärkeimpänä.

Kenttä on pakollinen

Vierailuaika

Toinen erittäin oleellinen tieto on vierailuaika ja tarkemmin vierailun kesto, sillä KOTAan eritellään vierailuja keston mukaan. Kesto lasketaan Tutkassa automaattisesti annetuista vierailupäivistä.

Vierailuiden KOTA-raporteissa kuukausi on 30 päivää. Eli KOTA-raportin lyhyempiin matkoihin menevät vähintään 5 työpäivää (ennen 2010 14-29 päivää) kestäneet matkat ja pidempiin vähintään 30 päivää kestäneet vierailut.

Vierailusta annetaan kaksi päivämäärä: aloituspäivämäärä ja lopetuspäivämäärä. Jos vierailu on kestänyt vain yhden päivän, kirjataan molempiin kenttiin sama päivämäärä.

Molemmat kentät ovat pakollisia.

Rahoitus

Kenttään voi kirjata vapaamuotoista tietoa rahoituksesta.

Kenttä ei ole pakollinen

Lisätietoja

Lisätietoja-kenttään voi kirjata haluamiaan lisätietoja vierailusta tai vierailijasta. Esimerkiksi vierailijan yliopiston nimen.

Kenttä ei ole pakollinen.

Vieras

Vieraasta tulee kirjata nimi ja lähtömaa. Paikkakunta on vapaaehtoinen.

Vieraan nimi on pakollinen.

Kotiorganisaatio

Vieraan kotiorganisaatio.

Esim. Tallinnan yliopisto

Kenttä ei ole pakollinen.

Kotiorganisaation yksikkö

Vieraan kotiorganisaation yksikkö.

Kenttä ei ole pakollinen.

Paikkakunta

Vierailijan maantieteellinen lähtöpaikka.

Tarkempi paikka voidaan kirjata lisätietoja-kenttään.

Kenttä ei ole pakollinen.

Lähtömaa

Lähtömaa-valikosta valitaan maa, josta vieras tulee.

Jos listasta puuttuu maa, ota yhteyttä TUTKAn kehittäjiin.

Kenttä on pakollinen.

Isäntä

Isäntä on aina Jyväskylän yliopiston henkilökuntaa tai TUTKA tunnuksen omaava.

Jos isännällä ei ole TUTKA-tunnusta ota yhteyttä laitospääkäyttäjään, niin hän luo uuden tunnuksen.

Isäntä lisätään valitsemalla ensin laitos, johon henkilö on liitetty (eli johon hän kuuluu). Sen jälkeen painetaan -> (näytä henkilöt) -painiketta ja valitaan päivittyneestä henkilölistasta isäntä.

Isäntä poistetaan nimen perässä olevan poista-painikkeen avulla.

Se, miltä laitokselta isäntä valitaan, ei vaikuta siihen, mille laitokselle koko vierailu kuuluu. Koko vierailun laitos valitaan lomakkeen alkupuolelta laitos-kentästä.

Vieraalle voi merkitä vain yhden isännän. Vierasta ei saa syöttää useampaan kertaan eri isännille, jotta vieraiden kokonaismäärä olisi laskettavissa.

Kenttä ei ole pakollinen

Tehtävät

Samat kuin julkaisuissa.

Seuraava aihe / Next topic

TUTKAn ohjesivusto, TUTKA-tuki, tutka-support@jyu.fi
Sivun osoite https://tutka.jyu.fi/help/osiot/vieraat
Päivitetty 06.02.2014